Digitale Steuerberatung

Jens Witthüser erklärt, warum die Digitalisierung voranschreitet – und warum das eine äußerst positive Entwicklung ist

Die Digitalisierung ist eines der Themen, die uns seit Jahren nicht nur beschäftigen, sondern regelrecht verfolgen. Manche Menschen fühlen sich abgehängt, glauben, nicht mehr Schritt halten zu können. Dabei ist die Digitalisierung eigentlich ein Segen, oder?

Natürlich hat alles seine Vor- und Nachteile. Für uns Steuerberater und damit auch für unsere Mandanten ist die Digitalisierung aber auf jeden Fall ein großes Plus. Das beginnt schon damit, dass jederzeit ein schneller Austausch von Daten möglich ist – wo früher Briefe in großformatigen Kuverts hin- und hergeschickt wurden, reicht heute eine E-Mail. Aber wir gehen einige Schritte weiter.

Wie konkret?

Schon vor einigen Jahren haben wir mit „zeit für zukunft“ ein digitales Buchhaltungssystem gestartet. Die Idee: Buchhaltung digital verarbeiten. Mit einem Dokumentenscanner werden dabei Belege erfasst, gespeichert und langfristig archiviert. Dank eines verschlüsselten Zugangs sind die Belege jederzeit und von überall abrufbar, inklusive Auswertungen und Analysen.

Die Entwicklung geht aber nun noch weiter …
Richtig. Dazu beschreiten wir aktuell zwei Wege.
Für Mandanten, die noch nicht vollständig auf digital umgestellt haben, bieten wir mit „Scan My Fibu“ die Möglichkeit, die Belege ohne Mehrkosten in der Kanzlei zu digitalisieren. Für die Steuererklärung, aber auch für eventuelle Steuerprüfungen haben wir die Unterlagen dann jederzeit in unserem Archiv, was die Arbeit deutlich vereinfacht.
Der Königsweg ist DATEV Unternehmen Online. Hier arbeiten sowohl Mandant als auch Steuerberater vollständig digital, tauschen Informationen aus, der Pendelaktenordner entfällt komplett. Diese Arbeitsweise wird sich aus unserer Sicht, schon allein aufgrund des enormen Komfortgewinns, durchsetzen. Und darüber hinaus: Über das Portal DATEV Meine Steuern gibt es die Möglichkeit, die Steuererklärung digital zu erfassen und sogar digital zu unterschreiben.

Nochmal ganz konkret: Welche Vorteile bringt das für die Mandanten mit sich?
Steuerberater und Mandant sind immer auf dem gleichen Informationsstand. Wir müssen nicht gegenseitig auf den Austausch von Dokumenten warten, sondern arbeiten stets aktuell. Wir reduzieren den „Papierkrieg“, haben ein jederzeit verfügbares Archiv, das heißt, wenn einmal ein älterer Beleg gebraucht wird, beginnt nicht mehr das Durchschauen von Aktenordnern.

Gibt es technische Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen?
Die Dienste sind sowohl über Computer und Tablet als auch am Smartphone verfügbar. Für das Einscannen von Belegen ist ein Dokumentenscanner empfehlenswert. Für die sichere Anmeldung bei den DATEV-Diensten kann eine SmartCard über ein Kartenlesegerät oder das Smartphone verwendet werden.

Vergleich „Scan My Fibu“ – „DATEV Unternehmen online“

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